Wochenplanung in 8 Schritten - mit kostenloser Checkliste

Meine Wochenplanung in 8 Schritten: Für mehr Zeit & Fokus in Deinem Alltag

Lesedauer: 7 Minuten

Vor knapp 3 Jahren hatte ich das Gefühl, in einer Sackgasse festzustecken. Durch fehlende Selbstfürsorge und einen extrem fordernden Job war ich mit zarten 27 Jahren in einen Burnout hineingeschlittert. An manchen Tagen hatte ich kaum Energie, aufzustehen und wichtige Veränderungen in meinem Leben anzugehen.

Kennst Du das, wenn Dich ein Buch genau zum richtigen Zeitpunkt in Deiner persönlichen Entwicklung erreicht? So war das bei mir mit „Getting Things Done“ von David Allen. Seine Wochenplanung (er nennt esWeekly Review“) hat mir die Kraft gegeben, wieder in Richtung meiner Ziele loszulaufen. Zuerst mit ganz kleinen Schritten, dann immer begeisterter und selbstbewusster.

Eine gute Wochenplanung verändert Dein Leben

Warum erzähle ich Dir das? Weil Du (wie ich früher auch) das Thema Wochenplanung vielleicht manchmal als langweilig, stressig oder überflüssig empfindest. Mit diesem Blogpost möchte ich Dich dazu ermutigen, es trotzdem zu versuchen und vor allem dranzubleiben.

Denn durch Deine Wochenplanung

  • sparst Du Zeit in Deinem Alltag, weil Du genau weißt, was als Nächstes zu tun ist.
  • fokussierst Du Dich auf die Aufgaben, die Dich wirklich voranbringen.
  • lernst Du aus Deinen Fehlern und kannst dadurch nicht nur Deine Produktivität verbessern.

Um es kurz zu machen:

Eine konsequente Wochenplanung verändert Dein Leben. Sie hilft Dir, Deine Ziele Schritt für Schritt zu erreichen.

Deswegen teile ich hier gerne meine Wochenplanung mit Dir, die ich in den letzten 3 Jahren Wochenplanung immer wieder überarbeitet und optimiert habe.

Am Ende des Posts gibt’s eine kostenlose Checkliste für Dich, die Du gerne für Deine persönliche Wochenplanung kopieren und abändern darfst.

Bevor Du mit Deiner Wochenplanung startest

In der Wochenplanung brichst Du Deine Ziele und Projekte in konkrete, greifbare Aufgaben herunter. In diesem Blogartikel gehe ich deswegen davon aus, dass Du schon größere Ziele für Dich definiert hast. Wenn Du dabei Hilfe brauchst, berate ich Dich gerne dazu.

In diesem Artikel teile ich die einzelnen Schritte meiner Wochenplanung mit Dir. Entscheidend ist aber wie gesagt, das Du überhaupt damit startest und dran bleibst. Diese Tipps werden Dir dabei helfen:

  • Suche Dir ein passendes Tool für die Wochenplanung aus. Ich persönlich mache meine Wochenplanung in der App Notion, da ich damit mein komplettes Leben organisiere.
  • Plane Deine Woche immer am selben Wochentag. Bei mir ist das der Freitag, da das mein meeting-freier Tag ist und ich am Ende der Arbeitswoche die nötige Zeit und Ruhe dafür habe.
  • Starte nicht klein. Starte klitzeklein. Such Dir unten 1 bis 3 Schritte raus, die sich für Dich am einfachsten anfühlen, und fange damit an. So vermeidest Du, dass Du aus Zeitmangel und Überanstrengung wieder aufgibst.
  • Plane genügend Zeit ein. Bei mir dauert die Wochenplanung mit allen 8 Schritten ungefähr 60 Minuten, du kannst aber sie aber auch in 20 Minuten schaffen, wenn du nicht alle Schritte brauchst.
  • Sieh die Wochenplanung als Meeting mit Dir selbst. Das bedeutet: Blockiere Dir die Wochenplanung im Kalender. Schalte Deine Benachrichtigungen aus. Mach alle offenen Fenster am Laptop zu. Nimm Dich gedanklich aus Deinem Alltag raus. Nur dann hast Du den mentalen Freiraum, Dich zu 100 Prozent auf Deine Ziele zu konzentrieren.

1. Auf die letzte Woche zurückblicken.

Du kannst Deine Woche schlecht planen, wenn Du nicht weißt, wo Du gerade mit Deinen Zielen stehst. Deswegen gehört zu meiner Wochenplanung auch ein Rückblick auf die letzte Woche.

Ich stelle mir dazu unter anderem diese Fragen (mehr gibt’s in der Checkliste):

  • Wie effektiv war meine Woche auf eine Skala von 1 (Master-Prokrastinator) bis 5 (Produktivitäts-Nerd)?
  • Welche (kleinen und großen) Erfolge hatte ich diese Woche? Welche Enttäuschungen?
  • Was kann ich konkret in der nächsten Woche besser machen?

Das ist für mich das Basic-Level. 😄

Seit ein paar Monaten gönne ich mir dazu noch ein Upgrade: Ich notiere mir täglich in Notion persönliche Daten, beispielsweise meine Workouts, meine Schlafzeiten und meine täglichen Verbesserungspunkte.

Am Ende der Woche fließen all diese Daten automatisch in meiner Wochenplanung ein. Ich kann damit viel leichter Fortschritte sehen, zum Beispiel im Bereich Gesundheit und Fitness, und gleichzeitig meine Gewohnheiten beeinflussen. Ich zeige Dir gerne mal in einem Video, wie ich das genau mache – wenn Du daran interessiert bist, dann lass mir gerne einen Kommentar da.

Außerdem notiere ich mir wichtige Kennzahlen für mein Business. Bei mir sind das beispielsweise die Anzahl der Website-Besucher, der Anfragen und der neuen Aufträge. Ich finde es aber wichtig, sie nur als Wegweiser zu nutzen und sich über sie zu definieren. Das ist ein Bereich, in dem ich selbst immer wieder dazulernen darf. 😌

2. „Inboxen“ leeren.

Damit ist nicht nur Deine E-Mail-Inbox oder Dein Briefkasten gemeint – sondern alle Plattformen, auf denen Du Informationen von außen bekommst. Ich habe beispielsweise

  • eine analoge Inbox für Briefe und andere Dokumente,
  • eine Inbox beim Cloud-Service Tresorit für digitale Dokumente,
  • eine Inbox in Notion für Aufgaben und Notizen und
  • mehrere Messenger-Inboxen, beispielsweise Outlook, WhatsApp und Slack.

Je höher sich Infos und Dokumente in einer Inbox stapeln, desto niedriger ist unsere Konzentration im Alltag – wir könnten ja schließlich was Wichtiges vergessen! Ich finde es deswegen unglaublich erleichternd, mich einmal wöchentlich von all dem gedanklichen Ballast zu befreien. Auch wenn es manchmal nervt.

Ich leere dafür alle Inboxen stur nach chronologischer Reihenfolge – egal, wie wichtig die einzelnen Infos sind. Wenn eine Aufgabe länger als 2 Minuten dauert, dann schreibe ich sie für später auf meine To-Do-Liste.

Wichtig ist vor allem, dass die Inboxen am Ende leer sind und ich frisch in die neue Woche starte. Meistens leere ich dann auch gleich meinen Desktop und Papierkorb. Ist das nicht ein herrlich befriedigendes Gefühl? 😉

3. Fixe Termine einplanen.

Erst jetzt kommen die Termine dran. Um meine nächste Woche realistisch zu planen, möchte ich wissen, wie viele fixe Termine (Meetings, Verabredungen etc.) ich habe und was ich dafür noch tun muss.

  • Ich schnappe mir also meinen Kalender und schaue mir erstmal die Termine der letzten beiden Wochen an.
    • Sollte ich noch bei jemandem nachhaken?
    • Gibt’s noch etwas nachzubereiten?
    • Sollte ich etwas aufgrund dieser Termine ändern?
  • Dann sind die folgenden 3 Wochen dran. Ich…
    • trage neue Termine ein oder ändere sie ab.
    • checke, ob die Anzahl an Terminen realistisch ist.
    • notiere mir, was ich für die Termine vorbereiten sollte.

In meinem Kalender stehen übrigens nur zwei Terminarten: Termine mit anderen Personen (und mir selbst bei der Wochenplanung!) und grobe thematische Blöcke für meine Arbeitszeit (z. B. Bloggen und Kundenprojekte). Wie und warum ich das mache, werde ich mal in einem extra Blogartikel erklären.

4. Blog- & Social-Media-Inhalte planen (optional).

Falls Du keinen eigenen Content produzierst, kannst Du diesen Schritt sorglos überspringen. Falls Du als Coach oder Solo-Dienstleister*in selbstständig bist, möchte ich Dir allerdings sehr ans Herz legen, mit der Content-Produktion zu beginnen.

Mein Ziel ist es, monatlich 2 Blogposts und wöchentlich 4 Insta-Posts zu veröffentlichen. Das klappt nur mit Disziplin und guter Vorbereitung. Deswegen ist die Content-Planung ein wichtiger Teil meiner Wochenplanung. Ich…

  • suche mir aus meiner Ideenliste passende Themen für die nächste Woche raus.
  • verteile sie auf die Tage, an denen ich posten will.
  • schätze den Aufwand für jeden Post ab.
  • halte in meiner To-Do-Liste fest, wann ich welchen Post produziere. (Meine Insta-Posts schreibe ich oft in einem Rutsch.)

Ehrlich gesagt klappt dieser Teil der Wochenplanung bei mir noch nicht 100%ig, weil ich mich gerade noch in die Content-Produktion einfinde. Aber so war das am Anfang mit jedem Schritt der Wochenplanung. Deswegen bleibe ich einfach dran – und weiß, dass es sich lohnen wird. 😊

5. Projekte & Aufgaben verteilen.

Aktuell nimmt die Content-Produktion bei mir sehr viel Zeit in Anspruch. Deswegen kommt sie bei mir noch vor der eigentlichen Projektplanung. Wenn das bei Dir anders ist, dann tausche die beiden Schritte einfach.

Jetzt fülle ich dieLücken“ in meiner Woche, die noch nicht mit Terminen und Content-Produktion belegt sind, sinnvoll mit Aufgaben.

Die Voraussetzung dafür ist, dass Du Deine Aufgaben in verschiedenen Projekten zu organisierst, z. B. „Website-Launch“ oder „Geburtstagsfeier“. Das macht Dein Leben viel einfacher, da Du Dich statt einer riesigen, unschaffbaren To-Do-Liste immer nur mit der nächsten Aufgabe für jedes Projekt beschäftigst.

  • Zuerst lege ich einen Wochenfokus fest. Das ist die eine Sache, mit der ich die meiste Zeit in der Woche verbringe. Das können berufliche Projekte wie meine Website oder ein Kundenprojekt sein, aber auch Urlaub oder die Vorbereitung unserer Hochzeitsfeier.
  • Dann schaue ich meine Liste aktiver Projekte durch und frage mich dabei:
    • Welches Projekt ist diese Woche am wichtigsten? Was kann noch warten?
    • Muss ich Projekte aus Zeitgründen pausieren? Habe ich Platz für ein neues Projekt?
    • Hat jedes Projekt mindestens eine aktive Aufgabe?
    • Gibt es fixe Projekt-Deadlines, die ich einhalten muss?
  • Basierend auf meinen Antworten verteile ich die nächsten Aufgaben aus jedem wichtigen Projekt auf meine Woche.
  • Zum Abschluss werfe ich einen kurzen Blick auf meineWarte-Liste“. Dort stehen Infos oder Rückmeldungen von anderen, auf die ich gerade warte. Falls mir ein Vorgang zu lange dauert, notiere ich mir als Aufgabe, bei der Person nachzuhaken.
Wochenplanung in 8 Schritten - mit kostenloser Checkliste

6. Neues Wissen sichern (optional).

Bist Du auch so ein Weiterbildungsjunkie wie ich? Mich erreichen täglich neue und spannende Buchtipps, Blogartikel, YouTube-Videos und vieles mehr. Oft möchte ich die wichtigsten Aussagen und meine Gedanken dazu festhalten.

  • Deswegen gehe ich durch meine offenen Browsertabs auf allen Geräten und speichere spannende Medien in meiner Notion-Mediendatenbank ab. Das geht ganz einfach und schnell mit dem Notion Clipper. Danach schließe ich alle Browsertabs, damit ich von ihnen beim Arbeiten nicht abgelenkt werde.
  • Wenn Du viel über Deinen Kindle oder die Kindle-App liest, habe ich noch einen genialen Tipp für Dich: Du kannst Deine Buchmarkierungen und -notizen ganz leicht online abrufen. Du loggst Dich über diesen Amazon-Link mit Deinen Amazon-Zugangsdaten ein und sie dann rauskopieren. Ich persönlich speichere sie ebenfalls in Notion und habe so mein gesammeltes Wissen an einem Platz.

7. Wochenplanung abschließen.

Du kannst aufatmen – ich bin fast fertig! 😉

Am Ende meiner Wochenplanung gönne ich mir noch zwei Minuten der Ruhe und frage mich:

  • Gibt es noch irgendwelche Ideen, die ich aufschreiben sollte?
  • Aufgaben, die ich bis jetzt vergessen habe?
  • Etwas, das mich emotional oder unbewusst beschäftigt?

Meistens kommt mir dann nichts mehr in den Sinn. Aber manchmal gibt mir die Frage wichtige Impulse für meine nächsten Schritte oder deckt sogar Blockaden auf – und das ist es mir wert.

Danach notiere ich mir noch kurz, wie viel Zeit ich für die Wochenplanung gebraucht habe. Das ist nerdig, ich weiß. 😃 Es zeigt mir aber, ob ich während der Planung wirklich konzentriert gearbeitet habe und was ich noch verbessern kann.

8. Mich für die Wochenplanung belohnen.

Jetzt kommt der schönste Schritt meiner Wochenplanung: Die Belohnung! 🤩

Damit ich mental mit meiner Wochenplanung nicht nur Arbeit, sondern auch Freude verbinde, tue ich mir gleich im Anschluss daran etwas Gutes. Das kann ein Spaziergang in der Sonne sein, ein leckerer Snack oder ein Telefonat mit einer lieben Freundin.

Schreibe Dir eine kleine Feel-Good-Liste mit Dingen auf, die Dir wirklich Spaß machen und die Du als Belohnung für deine Wochenplanung nutzen könntest!

Alternativ kannst Du Dir auch eine größere Belohnung ausdenken, die Du bekommst, wenn Du alle geplanten Aufgaben der letzten Woche erledigt hast. Wichtig ist, dass Dein Gehirn die Belohnung in Verbindung mit der Wochenplanung abspeichert. Dann wird es Dir leichter fallen, sie als Routine beizubehalten.

Ich wünsche Dir ganz viel Freude mit Deiner Belohnung!

Kostenlose Checkliste für Deine Wochenplanung

So – ich hoffe, Du bis jetzt ganz heiß drauf, mit Deiner eigenen Wochenplanung zu starten! 😀

Bevor Du loslegst, hab ich noch was für Dich: Eine kostenlose Checkliste für Deine Wochenplanung! Dort sind alle Schritte aus der Wochenplanung zusammengefasst, sodass Du sie ganz leicht für Deine eigene Planung übernehmen kannst.

Dafür hast Du zwei Möglichkeiten:

  • Falls Du keinen Notion-Account hast: Der Link unten bringt Dich zur Checkliste. Im Browser kannst Du sie dann per Copy & Paste in Deine Lieblings-Notiz-App einfügen oder ausdrucken.
  • Falls Du einen Notion-Account hast: Klicke auf den Link und dann im Browser rechts oben auf „Duplicate“ (geht am besten am Laptop, mobil ist es ein bisschen frickelig). Dann kannst Du Dir den Notion-Workspace aussuchen, in den Du die Checkliste kopieren möchtest.

Hier ist der Link zur Checkliste.

Ich wünsche Dir ganz viel Erfolg!

Schreib mir einen Kommentar, wie Deine Wochenplanung aussieht und ob Dir meine Tipps geholfen haben. Das würde mich riesig freuen!

Alles Liebe

Deine Dagmar

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